Bureaux de représentation

Demande d’autorisation. Documents manquants

Les locaux
Lors de la location des locaux qui vont accueillir vos bureaux, veillez à ce que le propriétaire ait bien un certificat attestant qu’il peut louer les locaux à une entité étrangère. Ce document devra être fourni lors de votre demande d’autorisation et, sans celui-ci, la demande ne pourra aboutir. Parce que ce document implique du propriétaire qu’il paie des taxes plus importantes, il est fréquent qu’il ne fasse pas les démarches pour obtenir ce document. Si un contrat de location est signé sans que vous ayez pris soin de l’existence de ces documents, vous risquez non seulement de perdre la caution que vous avez dû verser mais aussi de retarder l’obtention de la délivrance de votre licence.

Les immeubles de grade A
La plupart des villes (pas toutes) requièrent que les bureaux soient dans des immeubles de grade A. Ce certificat est délivré par le Ministère du Commerce (MOC), une copie de ce certificat doit être fournie. Aujourd’hui, une grande majorité des villes ont des immeubles de grade A (d’une plus grande diversité également) et cela ne pose plus comme c’était le cas avant des problèmes de coût ou de choix de location.

Titre de propriété des locaux
Ce document devra être fourni par le propriétaire et porter le sceau de la société.

La licence d’exploitation du propriétaire
Ce document devra être fourni et devra comporter le sceau de la compagnie.

Certificat établissant l’emplacement des locaux
Ce document sera délivré par la société immobilière compétente pour le dit immeuble.

Nouvelles dispositions applicables à Shanghai
Shanghai a, quelque peu en contradiction avec sa prétendue image internationale, récemment insufflé un peu plus de bureaucratie dans ces procédures. Ces nouvelles dispositions ont été adoptées et appliquées sans annonces ou période transitoire causant un désagrément certain aux demandeurs dont les licences étaient encore pendantes. La nouvelle procédure affecte le contrat de location de la façon suivante :

Un acte notarié pour les contrats de location – Shanghai
Une nouvelle formalité est entrée en vigueur à Shanghai pour les bureaux de représentation, toutes les demandes devront comporter un certificat régional d’enregistrement du contrat de location, lequel sera obtenu auprès des autorités responsables en matière immobilière. La copie devra être certifiée conforme à l’acte original. Une copie de l’original devra également être présentée à l’administration fiscale locale compétente ainsi qu’à l’Administration du Commerce et de l’Industrie.

Les représentants du Gouvernement – Shanghai
Shanghai a ses spécificités et celle-ci en particulier que toutes les demandes doivent passer par des représentants du gouvernement. Ce qui ajoute un intermédiaire supplémentaire mais aussi un coût supplémentaire puisque ces services ne sont, de toute évidence, pas gratuits. Cela signifie aussi que la procédure, à ce stade, échappe aux cabinets et peuvent être ici ralenties – en fonction de l’agent retenu, celui-ci peut être plus ou moins consciencieux, il peut décider de partir en vacances ou être trop paresseux pour s’occuper de cette tâche alors qu’il est déjà bien occupé, cela dépendra également de la rémunération qu’il reçoit ! Les cabinets de conseil d’une certaine taille peuvent, en raison du volume de travail qu’ils confient à ces agents, obtenir des services de meilleure qualité et il est important de tenir compte de cela. Pas cher ne signifie pas toujours plus intéressant et cette remarque qui vaut pour Shanghai vaut pour la Chine de façon générale

Problèmes administratifs et financiers fréquents

Bureau de représentation, Comptes en Banque :

Nombre de nos clients laisse leur agent s’occuper de l’ouverture de leur compte en banque même si c’est une étape dont ils pourraient s’occuper. Or, pour éviter d’y passer trop de temps et d’y mettre trop d’efforts, il n’est pas rare que l’agent se contente d’ouvrir le compte en banque sans se soucier de la façon dont celui-ci sera utilisé par la suite. De plus, si la personne en charge de l’ouverture de votre compte est une connaissance de l’agent local qui vous apporte son aide dans l’accomplissement de ces procédures, il existe ici un conflit d’intérêts. Il est important de prendre certaines précautions avant d’ouvrir un compte en banque :

a) L’utilisation des sceaux de l’entreprise pour la gestion du compte en banque en plus des signatures (c’est une solution que nous recommandons dans la mesure où cela ajoute une barrière de plus).
b) Qui sera responsable de la gestion du compte en banque, quel sceau et quelle signature seront utilisés à cette fin ?
c) D’autres personnes pourront-elles avoir accès au compte en banque, lesquelles, dans quel but ?

De nombreux agents se chargeront juste d’ouvrir le compte en banque en utilisant le sceau du comptable et celui du Représentant légal (souvent un employé chinois recruté par le siège social) sans considération pour ces préoccupations. Il s’agit d’aspects importants, il n’est pas sans risque de transférer le montant du capital social sur ce compte en banque et les cas de somme disparaissant sont malheureusement monnaie courante.

L’importation de véhicule par un bureau de représentation
Les bureaux de représentation peuvent importer un véhicule étranger, exempt de taxe. L’importation est enregistrée auprès du bureau de l’administration fiscale et la valeur du véhicule devra figurer dans les documents comptables et lors de l’audit annuel en qualité d’actif. Si cela n’est pas le cas, il sera assumé que le véhicule a été vendu et le bureau sera taxé sur cette transaction. Aucun problème si vous n’importez pas de véhicule. Mais êtes-vous sûr de ne pas avoir importé de véhicule ? Il existe en effet des trafiquants de voitures qui n’hésite pas à appeler les employés des bureaux de représentation pour voir s’il ne leur serait pas possible de vendre ce droit – le prix de ce droit est en général de 20,000 Rmb (2,500 USD). L’employé s’arrange pour que les documents y afférents, soient en règle ie comportent le sceau de l’entreprise, il empoche la somme et, la licence du bureau de représentation peut être utilisée pour importer un véhicule, ce à l’insu de l’investisseur étranger. Ce qui ne sera pas sans conséquence lorsque le bureau sera soumis à un audit ou lorsqu’il sera décidé de fermer le bureau.

Reproduit avec l’aimable autorisation de China Briefing magazine

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